British American Tobacco Denmark - Privacy Notice (Old)
BRITISH AMERICAN TOBACCO DENMARK A/S (HOUSE OF PRINCE A/S)
You can read our privacy notice in English or in Danish. Please choose the language you prefer.
Du kan læse vores privatlivspolitik på engelsk eller på dansk. Vælg venligt det sprog, som du foretrækker.
- English
- Dansk
This Privacy Notice explains how British American Tobacco Denmark A/S (House of Prince A/S) ("we", "us" or “BAT”) processes your personal information as a data controller depending on your relation to BAT.
We are always committed to protecting and respecting your privacy and to process your personal data in accordance with relevant data protection legislation, i.e. the General Data Protection Regulation (the “GDPR”) and national legislation. Where we use external data processing services, BAT ensures compliance with the EU Data Act (effective from 12 September 2025). This includes contractual safeguards on data portability, switching and transparency.
If you have any concerns or questions regarding BAT’s processing of your personal data, please do not hesitate to contact us using the below listed contact information.
1. DATA CONTROLLER
The entity responsible for the processing of your personal information is:
British American Tobacco Denmark A/S (House of Prince A/S) (“BAT”)
Bernstorffgade 50
1577 København
CVR: 13 80 11 34
Email: gdpr_emails@bat.com
Phone: +45 39 55 63 00
2. DESCRIPTION OF THE PROCESSING
In the following tables you will find information about how BAT processes your personal data depending on your relation to BAT and the purposes of which we process your personal data.
In the tables you will find information on how we process your personal data, including information on our purposes with processing, the categories of personal data we process about you, how we collect your personal data, the legal basis on which we rely on when processing your personal data, information on the parties that we may share your personal data with and information on how long we retain your personal data.
You can choose between information on how we process your personal data, when:
- you communicate with us and our customer service
- you are a customer, supplier or other third-party representative
Please choose the schedule that is relevant for you.
| BAT processes your personal data for the purpose of communicating and interacting with you as well as providing customer service to you and to handle any questions, inquiries, etc. that you might have about our products, services and BAT in general, e.g. as a business, as a workplace for recruitment purposes as well as for the purpose of improving our business and the quality of our service and products in this regard. We communicate with and provide customer service to both consumers and customers, and we communicate with you through email, phone, website communication such as contact formulas and chats and through social media chats and platforms, e.g. Instagram/Facebook when you follow or interact with our accounts on social media, depending on how you choose to contact us | |
Categories of personal data and sources
We may process the following categories of personal data about you:
Name, email, telephone number, job title, information about your social media account and any information that you give us in your inquiry when you contact, e.g. the questions you might have and the information related to these as well as further information that we might need to handle your inquiry.
In some cases, we collect information verifying that you are above 18 years old, typically ID-card such as bankcard with this information, for example if we need to send you a new product.
Information related to any claims, complaints or other inquiries that you might have about our products, e.g. your experience with our products, side effects etc. Such information might in some cases be sensitive information if you choose to give us such
When you call our customer service, we might record our conversation for internal training purposes if you give us your consent to do so.
If you communicate with us and our customer service for recruitment purposes, e.g. for the purpose of knowing more about life at BAT, the recruitment process etc. we will also process the information about you that you give us, i.e. your contact information, your inquiry, our correspondence and any attachments such as application, CV, etc. We will however always guide you to our official recruitment channel (careers.bat.com) for job applications or our HR department and we will then delete the material you might have sent.
If you communicate with us and/our customer service as a non-consumer, please also see below “When you are a customer, supplier, business partner or other third-party representative”.
Sources:
We collect your personal data directly from you when you contact us. |
Legal basis for the processing
We process your personal data on the following legal bases:
|
Recipients
We may share your personal data with:
|
Data retention
We will retain your personal data for as long as it is necessary in order for us to find a solution on your inquiry, i.e. to answer your questions and/or handle your complaints and claims. As a main rule this is up to 6 months from the end of the communication or the end of the case your inquiry is about.
If your inquiry is or might develop into a potential dispute we may retain your personal data for a longer period of time. The retention period is hereafter depending on the circumstances around your inquiry, including what your inquiry is about, if it involves any damages etc., and we will only retain the personal data in order to be able to document the case and handle a potential (legal) dispute arising from or involving your inquiry and only for the period of time we might be met with a dispute etc. in accordance with the limitation regulation.
Any recordings of conversations that you are a part of based on your consent will be deleted after 30 days.
If we have asked for your ID card to verify your age, such ID card will be deleted within 30 days. |
BAT processes your personal data for business operations purposes when you represent your employer or have a relation to a third party when your employer or such third party is a (potential) customer, supplier or other third-party to BAT, e.g. if you communicate with BAT as a part of you working for one of BAT’s (potential) business partners or other parties that BAT is communicating and co-operating with.
Examples of such communication and co-operation could be as a part of marketing of our products, sale and distribution of BAT’s products, accounts and customer management, KYC purposes, contact with public authorities, government officials, politicians, investment communitees contact with journalists, media stakeholders, shareholders, participation in events, competitions and other marketing activities, when we use third-party suppliers and agencies to support our business, e.g. IT and digital support, drivers and carriers, co-operation with organisations, retailers, external consultants, BAT ambassadors, cleaning firms, food suppliers, on site guards, etc. |
|
Categories of personal data and sources
We may process the following categories of personal data about you:
Ordinary personal data:
Name, job title, workplace, log in details, signature and contact information such as your email and telephone number as well as other information that you choose to give us. We might also process copy of passport or other ID for KYC purposes.
Information about and related to the task/job/case etc. that our relationship concern, including all communication and processing of personal data in this regard, e.g. communication about our (potential) co-operation, our products and sales and distribution of our products, orders and returns, negotiations, potential disputes and complaints, general business matters, market, product and sales analysis, strategic, economics and budget managements, evaluations and performance, billing, invoicing and bookkeeping matters, crisis management, project and planning, external affairs and audits, branding and marketing, politics, business strategy, business plans, account and (potential) customer and account management, segmentation and service, management of IT systems and support etc.
Information related to your participation in events hosted by us or other events that we encourage you to participate in together with us, e.g. festivals.
If you are visiting or working at our locations, we will also process information about you through our use of CCTV surveillance and logging of the use of access cards.
Sources:
We collect your personal data either directly from you or from the third party that you work for a have a relation to: BAT’s customer, supplier or other third-party that we work with or have a relation to. |
Legal basis for the processing
We process your personal data on the following legal bases:
|
Recipients
We may share your personal data with:
|
Data retentionWe will retain personal data processed for this purpose for:
As a main rule we will retain your personal data for up to five years as from the end of the year in which the last purchase or delivery was made, or as from the end of our relationship/collaboration or the relationship/collaboration with the party that you represent or have a relation to.
However, we may store the personal data for an extended period if deemed necessary in a specific case, e.g. for establishing legal claims or in order for BAT to be able to document the relationship and/or certain circumstances with respect to the customer, supplier or other third-party.
We may also delete your personal data earlier, which will be the case for example if you appear on CCTV, if you have participated in an event, a quiz or any other marketing activities.
Some inquiries follow the retention periods as mentioned under “When communicating with us or our customer service” – please refer to this purpose for more information. |
3. TRANSFERS TO COUNTRIES OUTSIDE THE EU/EEA
In some cases, we will be transferring personal data to countries outside the EU/EEA.
Such transfers will take place on the basis of the following legal basis:
a) The country/countries has/have been deemed by the Commission of the European Union to have an adequate level of protection of personal data, i.e. the country is a “secure/adequate third country”
b) The country/countries has/have not been deemed by the Commission of the European Union to have an adequate level of protection of personal data. We will provide appropriate safeguards for the transfer:
- through the use of "Model Contracts for the Transfer of Personal Data to Third Countries", as published by the Commission of the European Union, or any other contractual agreement approved by the competent authorities. You may obtain a copy of the contract/agreement by contacting us at gdpr_emails@bat.com .
- additional safety measures if needed necessary
c) In the absence of a decision that the country is secure/adequate and appropriate safeguards as mentioned above the transfer might in some, however limited cases take place if i) you have given your consent to the transfer, ii) the transfer is necessary for the performance of a contract between you as a data subject and BAT as data controller or the implementation of pre-contractual measures taken at your request, or iii) the transfer is necessary for the conclusion or performance of a contract concluded in the interest of you as a data subject between BAT as the controller and another third party.
4. AUTOMATED DECISIONS
We will not use automated decision-making pursuant to GDPR article 22.
5. MANDATORY INFORMATION
Some of the information we process about you might be mandatory for us to collect in order to provide you the service that you request, e.g. when buying or receiving our products it is mandatory for us to collect certain information about you to sell you the products as well as it is mandatory for you to provide us with certain information with respect to customer service. The consequence of not providing us any mandatory information is however alone that we will not be able to provide you the requested service.
6. YOUR RIGHTS
You have the following rights:
- You have the right to:
- request access to your personal data (GDPR article 15)
- request rectification of your personal data (GDPR article 16)
- request erasure of your personal data (GDPR article 17)
- have the processing of your personal data restricted (GDPR article 18)
- receive your personal information in a structured, commonly used and machine-readable format (data portability) (GDPR article 20)
If processing of your personal information is based on your consent, you have the right to withdraw your consent at any time. Your withdrawal will not affect the lawfulness of the processing carried out before you withdrew your consent. You may withdraw your consent by contacting us at gdpr_emails@bat.com and +45 39 55 63 00. If you have given your consent in relation to cookies and you wish to withdraw your consent with respect to cookies, please also see our cookie overview and policy.
Furthermore, you have the right to object to processing of your personal data as follows.
- If processing of your personal data is based on article 6(1)(e) or article 6(1)(f), see above regarding legal basis, you have the right to object, on grounds relating to your particular situation, at any time to the processing of your personal data.
- Where your personal data are processed for direct marketing purposes, you have the right to object at any time to the processing of personal data about you for such marketing.
You can take steps to exercise your rights by contacting us at gdpr_emails@bat.com and +45 39 55 63 00.
There may be conditions or limitations on these rights. It is therefore not certain that for example you have the right of data portability in the specific case - this depends on the specific circumstances of the processing activity.
You may also always lodge a complaint with the local data protection supervisory authority:
The Danish Data Protection Agency, Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
Email: dt@datatilsynet.dk
Phone: +45 33 19 32 00.
Last updated: 02 September 2025
Denne privatlivspolitik beskriver hvordan British American Tobacco Denmark A/S (House of Prince A/S) ("vi", "os" eller “BAT”) behandler dine personoplysninger som dataansvarlig afhængig af din relation til os.
Vi vil gøre alt for at beskytte dine personoplysninger og behandle dine personoplysninger i overensstemmelse med relevant databeskyttelseslovgivning, dvs. Databeskyttelsesforordningen (GDPR) og national lovgivning. Når vi benytter eksterne databehandlingstjenester, sikrer BAT overholdelse af EU's Dataforordning (gældende fra 12. september 2025). Dette inkluderer kontraktlige garantier vedrørende dataportabilitet, skift af tjenesteudbyder og gennemsigtighed.
Hvis du har spørgsmål eller bekymringer vedrørende BATs behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte gennem de nedenfor listede kontaktoplysninger.
1. DATAANSVARLIG
Den juridiske enhed, der er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, er:
British American Tobacco Denmark A/S (House of Prince A/S) (“BAT”)
Bernstorffgade 50
1577 København
CVR: 13 80 11 34
Email: gdpr_emails@bat.com
Telefon: +45 39 55 63 00
2. BESKRIVELSE AF BEHANDLINGEN
I de følgende skemaoversigter kan du finde information om, hvordan BAT behandler dine personoplysninger afhængig af din relation til BAT og de formål, som vi behandler dine personoplysninger til.
I skemaerne finder du information om hvordan vi behandler dine personoplysninger, herunder information om vores formål med behandlingen, kategorier af personoplysninger, vi behandler om dig, hvordan vi indsamler dine personoplysninger, det behandlingsgrundlag, som vores behandling af baseret på, information om modtagere af dine personoplysninger samt information om hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger.
Du kan læse om hvordan vi behandlinger dine personoplysninger, når:
- du kommunikerer med os og vores kundeservice
- du repræsenterer en kunde, leverandør, samarbejdspartner eller anden tredjepart
Vælg venligt det skema, der er relevant for dig.
| BAT behandler dine personoplysninger for at kunne kommunikere og interagere med dig og for at kunne yde dig kundeservice, herunder for at håndtere spørgsmål, henvendelser, klager, reklamationer mm., som du måtte have vedrørende vores produkter, ydelser og BAT generelt, f.eks. som virksomhed, som arbejdsplads, i rekrutteringsregi amt for at forbedre vores forretning og kvaliteten af vores service og vores produkter i den forbindelse. Vi kommunikerer og yder kundeservice til både forbrugere og kunder, og vi kommunikerer med dig via email, telefon, hjemmeside kommunikation som for eksempel kontaktformularer og chats samt gennem sociale medier og andre platforme (f.eks. Instagram/Facebook når du følger og interagerer med vores profiler) afhængig af hvordan du vælger at kontakte os. | |
Kategorier af personoplysninger og kilder
Vi kan behandle følgende kategorier af personoplysninger om dig:
Navn, email, telefonnummer, jobtitel, informaton om dine sociale medier og enhver information som du giver til os i forindelse med din henvendelse, fx de spørgsmål du måtte have og den information relateret hertil samt yderligere information som vi måtte behøve for at kunne håndtere din henvendelse.
I nogen tilfælde indsamler vi information om dig for at sikre, at du er over 18 år, typisk ID-kort, hvis vi eksempelvis skal fremsende et nyt produkt til dig. Information relateret til klager, reklamationer og øvrige henvendelser, som du måtte have vedrørende vores produkter, fx din oplevelse med vores produkter og bivirkninger. Sådan information kan være følsomme oplysninger, hvis du vælger at give os disse.
Når du ringer til vores kundeservice, kan vi også optage vores telefonsamtale til intern uddannelsesformål, men kun hvis du giver samtykke hertil.
Hvis du kommunikerer med os eller vores kundeservice vedrørende rekruttering, fx hvis du vil vide mere om BAT, rekrutteringsprocessen mm., vil vi også behandle dine personoplysninger som du måtte give os, dvs. kontaktinformation, din henvendelse, vores korrespondance og vedhæftninger, du måtte sende såsom jobansøgning, CV og lignende. Vi vil dog altid vejlede dig til vores officielle rekrutteringskanal (careers.bat.com) for jobansøgninger eller til vores HR afdeling, og derefter vil vi slette det materiale, som du måtte have sendt.
Hvis du kommunikerer med os og/eller vores kundeservice som en ikke-forbruger, se da også nedenfor ”Når du repræsenterer en kunde, leverandør, samarbejdspartner eller anden tredjepart”.
Kilder:
Vi indsamler dine personoplysninger direkte fra dig, når du kontakter os. |
Behandlingsgrundlag
Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:
|
Modtagere
Vi kan dele dine personoplysninger med:
|
Opbevaring
Vi vil opbevare dine personoplysninger behandlet til dette formal så længe det er nødvendigt for, at din henvendelse bliver håndteret, dvs. så længe det er nødvendigt for at besvare dine spørgsmål og/eller håndtere din klage eller reklamation. Som hovedregel er dette op til 6 måneder fra vores kommunikation, eller den sag, som din henvendelse vedrører, er afsluttet.
Hvis din henvendelse er eller potentielt kan udvikle sig til en konflikt, kan vi beholde dine personoplysninger for en længere periode. Opbevaringsperioden ahfænger herefter af omstændighederne ved din henvendelse, herunder hvad din henvendelse vedrører, om den involverer skader mm.. Vi vil kun opbevare dine personoplysninger for at kunne dokumentere sagen og håndtere en potentiel (juridisk) konflikt, der måtte opstå fra eller involvere din henvendelse og kun i den periode, vi måtte blive mødt af en konflikt mm i overensstemmelse med forældelsesregulering.
Optagelser af telefonsamtaler som du er del i baseret på dit samtykke vil blive slettet efter 30 dage.
Hvis vi har bedt om aldersverifikation, sletter vi dette efter 30 dage. |
BAT behandler dine personoplysninger til forretningsdriftsformål, når du repræsenter din arbejdsgiver eller har en relation til en tredjepart, når din arbejdsgiver eller sådan tredjepart er (potentiel) kunde, leverandør eller anden tredjepart til BAT, fx hvis du kommunikerer og samarbejder med BAT som en del af dit arbejde for en af BATs (potentielle) samarbejdspartere eller andre parter, som BAT kommunikerer og samarbejder med.
Eksempler på sådan kommunikation og samarbejde kunne være som led i marketing af vores produkter, salg og distribution af vores produkter, kundehåndtering, KYC formål, kontakt med offentlige myndigheder, statsrepræsentanter, politikker, investeringskontakter, kontakt med journalister og medier, aktionærer, deltalgese i events, konkurrencer og andre marketingaktiviteter, når vi bruger tredjepartsleverandører og bureauer, der supporterer vores virksomhed, f.eks. IT og digital support, fragtfører, varehuse, samarbejde med organisationer, butikker og kæder, eksterne konsulenter, BAT ambassadører, rengøringsvirksomheder, catering-parter, vagter og lignende. |
|
Kategorier af personoplysninger og kilder
Vi kan behandle følgende personoplysninger om dig:
Almindelige personoplysninger:
Navn, jobtitel, arbejdsplads, log in detaljer, signatur og kontaktinformation såsom din email og telefonnummer og anden information som du vælger at give til os. Kopi af pas eller andet ID til KYC formål.
Information om og relateret til den opgave, det job, den sag eller lignende, som vores samarbejde og kontakt vedrører, herunder al kommunikation og behandling af persondata i den forbindelse, f.eks. kommunikation m vores (potentielle) samarbejde, vores produkter samt salg og distribution af vores produkter, ordrer og returneringer, forhandlinger, potentielle tvister og klager, generel forretning, markeds-, produkt- og salgsanalyser, strategi, økononomi og budget håndtering, evalueringer og performance, fakturering og bogføring, krisehåndtering, projekt og planlægning, håndtering af eksterne forhold og audits, branding og marketing, politik, forretningsstrategi, forretningsplaner, (potentiel) kundehåndtering, segmentering og service, håndtering af IT og support etc.
Informaton relateret til din deltagelse afholdt af os eller andre events, som vi har inviteret dig til at deltage i sammen med os, f.eks. festivaler.
Hvis du besøger eller arbejder på vores lokationer, vil vi også behandle oplysninger om dig gennem vores brug af CCTV overvågning og gennem logning af brugen af adgangskort.
Kilder:
Vi indsamler dine personoplysninger enten direkte fra dig eller fra den virksomhed, som du arbejder for eller har en relation til: BATs kunde, leverandør eller anden tredjepart som vi arbejder med eller har en relation til. |
Behandlingsgrundlag
Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:
|
Modtagere
Vi kan dele dine personoplysninger med:
|
Opbevaring
Som hovedregel vil vi opbevare dine personoplysninger behandlet til dette formål i op til 5 år fra slutningen af det år, hvor sidste køb eller levering har fundet sted, eller fra slutningen af vores forhold/samarbejde eller det forhold/samarbejde med den tredjepart, du repræsenterer eller har en relation til, ophører.
Vi kan dog opbevare dine perosnoplysninger i en længere periode, hvis det er nødvendigt i en specifik sag, fx for at etablere eller forsvare juridiske krav eller for at kunne dokumentere the forhold og/eller særlige omstændigheder vedrørende en kunde, leverandør eller samarbejdspartner.
Vi kan også slette dine personoplysninger tidligere, f.eks. hvis du fremgår af TV-overvågning, eller hvis du har deltaget i et event, en quiz eller lignende aktiviteter.
Nogle henvendelser følger opbevaringsperioderne beskrevet under ”Når du kommunikerer med os eller vores kundeservice” – se venligst dette formål for mere information. |
3. TREDJELANDSOVERFØRSLER
I nogle tilfælde vil vi overføre dine personoplysninger til lande uden for EU/EEA. Sådanne tredjelandsoverførsler vil finde sted baseret på følgende overførselsgrundlag:
a) EU Kommissionen har fastslået, at landet/landene har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau af personoplysninger, dvs. landet er et ”sikkert tredjeland”.
b) EU Kommissionen har ikke fastslået, at landet/landene har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau af personoplysninger, men vi vil give de fornødne garanter for overførslen:
- gennem brug af standardbestemmelser om databeskyttelse (“modelkontrakter for overførsel af personoplysninger til tredjelande) vedtaget af EU Kommissionen, eller andre kontrakter vedtaget af de kompetente myndighedsorganer. Du kan få en kopi af sådanne kontrakter ved at kontakte os på gdpr_emails@bat.com.
- supplerende foranstaltninger, hvis vurderet nødvendigt
c) Hvis landet/landene hverken er et sikkert tredjeland jf. punkt a eller fornødne garantier er givet jf. punkt b, kan overførsler i begrænsede tilfælde ske, hvis i) du har givet dit samtykke til overførslen, ii) overførslen er nødvendig for opfyldelse af en kontrakt mellem dig som registrerede og BAT som dataansvarlig eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelsen af en sådan kontrakt, eller iii) overførslen er nødvendig af hensyn til indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt, der i din interesse indgås mellem BAT og en anden fysisk eler juridisk person.
4. AUTOMATISKE AFGØRELSER
Vi gør ikke brug af automatiske individuelle afgørelser efter GDPR artikel 22.
5. OBLIGATORISK INFORMATION
Nogle af de personoplysninger, som vi behandler om dig, kan være obligatoriske for os at indsamle for at kunne yde dig den service, som du anmoder om, fx når du køber eller modtager vores produkter, er det obligatorisk for os at indsamle visse information om dig for at kunne sælge og levere produktet, ligesom det kan være obligatorisk for dig at give os visse information i forbindelse med kundeservice, for at vi kan yde den korrekte service til dig. Konsekvensen af ikke at give os sådanne obligatoriske oplysninger er dog alene, at vi i så fald ikke er i stand til at yde dig den service, som du anmoder om.
6. DINE RETTIGHEDER
Du har følgende rettigheder:
- Du har ret til at:
- Anmode om indsigt i dine personoplysninger (GDPR Artikel 15)
- Anmode om berigtigelse af dine personoplysninger (GDPR Artikel 16)
- Anmode om sletning af dine personoplysninger (GDPR Artikel 17)
- Anmode om at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset (GDPR Artikel 18)
- Anmode om at modtage dine personoplysninger i et struktureret, hyppigt anvendt og maskinglæsbart formart (dataportabilitet) (GDPR Artikel 20)
Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. En sådan tilbagetrækning af dit samtykke vil ikke påvirke lovligheden af den behandling, der er sket forud for dette. Du kan trække dit satmykke tilbage ved at kontakte os på gdpr_emails@bat.com og +45 39 55 63 00. Hvis du har givet samtykke til cookies og du ønsker at trække dit samtykke til cookies tilbage, se da venligt også vores cookieoversigt og cookiepolitik.
Derudover har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger som følgende:
- Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på artikel 6(1)(e) eller artikel 6(1)(f), se ovenfor om behandlingsgrundlag, har du – af grunde der vedrører din særlige situation – ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.
- Hvis dine personoplysninger behandles til brug for direkte markedsføring, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger til dette marketingformål.
Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte os på gdpr_emails@bat.com og +45 39 55 63 00.
Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor fx ikke sikkert, at du har ret til dataportabilitet, eller til at få dine oplysninger slettes, i en konkret sag. Dette afhænger af de konkrete omstændigheder ved behandlingsaktiviteten.
Du kan også klage til den lokale tilsynsmyndighed:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
Email: dt@datatilsynet.dk
Telefon: +45 33 19 32 00.
Senest opdateret: 02 September 2025