Our group websites

Privacy Notice

BRITISH AMERICAN TOBACCO DENMARK A/S (HOUSE OF PRINCE A/S)

You can read our privacy notice in English or in Danish. Please choose the language you prefer.

Du kan læse vores privatlivspolitik på engelsk eller på dansk. Vælg venligt det sprog, som du foretrækker.

Denne privatlivspolitik beskriver hvordan British American Tobacco Denmark A/S (House of Prince A/S) ("vi", "os" eller “BAT”) behandler dine personoplysninger som dataansvarlig afhængig af din relation til os.

Vi vil gøre alt for at beskytte dine personoplysninger og behandle dine personoplysninger i overensstemmelse med relevant databeskyttelseslovgivning, dvs. Databeskyttelsesforordningen (GDPR) og national lovgivning.

Hvis du har spørgsmål eller bekymringer vedrørende BATs behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte gennem de nedenfor listede kontaktoplysninger.

1. DATAANSVARLIG

Den juridiske enhed, der er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, er:

British American Tobacco Denmark A/S (House of Prince A/S) (“BAT”)
Bernstorffgade 50
1577 København
CVR: 13 80 11 34
Email: gdpr_emails@bat.com
Telefon: +45 39 55 63 00

2. BESKRIVELSE AF BEHANDLINGEN

I de følgende skemaoversigter kan du finde information om, hvordan BAT behandler dine personoplysninger afhængig af din relation til BAT og de formål, som vi behandler dine personoplysninger til.

I skemaerne finder du information om hvordan vi behandler dine personoplysninger, herunder information om vores formål med behandlingen, kategorier af personoplysninger, vi behandler om dig, hvordan vi indsamler dine personoplysninger, det behandlingsgrundlag, som vores behandling af baseret på, information om modtagere af dine personoplysninger samt information om hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger.

Du kan læse om hvordan vi behandlinger dine personoplysninger, når:

  • du kommunikerer med os og vores kundeservice
  • du repræsenterer en kunde, leverandør, samarbejdspartner eller anden tredjepart

Vælg venligt det skema, der er relevant for dig.

Når du kommunikerer med os og vores kundeservice

BAT behandler dine personoplysninger for at kunne kommunikere og interagere med dig og for at kunne yde dig kundeservice, herunder for at håndtere spørgsmål, henvendelser, klager, reklamationer mm., som du måtte have vedrørende vores produkter, ydelser og BAT generelt, f.eks. som virksomhed, som arbejdsplads, i rekrutteringsregi amt for at forbedre vores forretning og kvaliteten af vores service og vores produkter i den forbindelse. Vi kommunikerer og yder kundeservice til både forbrugere og kunder, og vi kommunikerer med dig via email, telefon, hjemmeside kommunikation som for eksempel kontaktformularer og chats samt gennem sociale medier og andre platforme (f.eks. Instagram/Facebook når du følger og interagerer med vores profiler) afhængig af hvordan du vælger at kontakte os.

Kategorier af personoplysninger og kilder

Vi kan behandle følgende kategorier af personoplysninger om dig:

Navn, email, telefonnummer, jobtitel, informaton om dine sociale medier og enhver information som du giver til os i forindelse med din henvendelse, fx de spørgsmål du måtte have og den information relateret hertil samt yderligere information som vi måtte behøve for at kunne håndtere din henvendelse.

I nogen tilfælde indsamler vi information om dig for at sikre, at du er over 18 år, typisk ID-kort, hvis vi eksempelvis skal fremsende et nyt produkt til dig.

Information relateret til klager, reklamationer og øvrige henvendelser, som du måtte have vedrørende vores produkter, fx din oplevelse med vores produkter og bivirkninger. Sådan information kan være følsomme oplysninger, hvis du vælger at give os disse.

Når du ringer til vores kundeservice, kan vi også optage vores telefonsamtale til intern uddannelsesformål, men kun hvis du giver samtykke hertil.

Hvis du kommunikerer med os eller vores kundeservice vedrørende rekruttering, fx hvis du vil vide mere om BAT, rekrutteringsprocessen mm., vil vi også behandle dine personoplysninger som du måtte give os, dvs. kontaktinformation, din henvendelse, vores korrespondance og vedhæftninger, du måtte sende såsom jobansøgning, CV og lignende. Vi vil dog altid vejlede dig til vores officielle rekrutteringskanal (careers.bat.com) for jobansøgninger eller til vores HR afdeling, og derefter vil vi slette det materiale, som du måtte have sendt.

Hvis du kommunikerer med os og/eller vores kundeservice som en ikke-forbruger, se da også nedenfor ”Når du repræsenterer en kunde, leverandør, samarbejdspartner eller anden tredjepart”.

Kilder:

Vi indsamler dine personoplysninger direkte fra dig, når du kontakter os.

Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:

  • Artikel 6.1.a (samtykke) i forhold til optagelser
  • Artikel 6.1.b (nødvendig for indgåelse og opfyldelse af kontrakt)
  • Artikel 6.1.c nødvendig for at overholde vores retlige forpligtelser, herunder:
    - regulering som vi er underlagt i forhold til håndtering af klager or reklamationer, som du matte have over vores produkter, herunder regulering der foreskriver vores forpligtelser overfor dig
  • Artikel 6.1.f (nødvendig for forfølgelse af vores legitime interesse i at drive og udvikle vores virksomhed, herunder
    - at yde kundeservice til dig
    - - at optimere og forbedre vores produkter, vores forretning og vores kundeservice
    - at håndtere klager og reklamationer
    - at promovere vores virksomhed som arbejdsplads, at finde de rette kandidater og hjælpe dig med spørgsmål du måtte have omkring BAT og rekruttering
  • Artikel 9.2.f (nødvendig for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares) i forhold til følsomme oplysninger behandles som led i håndtering af klager,  reklamationer og øvrige henvendelser, fx bivirkninger og din oplevelse med vores produkter.
Modtagere

Vi kan dele dine personoplysninger med:

  • Samarbejdspartnere og tredjeparter, herunder leverandører mm som vi samarbejder med, fx call centers, service leverandører, teknisk, IT og digital support)
  • Koncernselskaber
  • Sociale medier og andre platforme, hvis vi kommunikerer igennem disse
  • Offentlige myndigheder hvis anmodet herom og/eller nødvendigt af hensyn til sagens karakter
  • (Potentielle) købere, sælgere og rådgivere I tilfælde af køb eller salg
Opbevaring

Vi vil opbevare dine personoplysninger behandlet til dette formal så længe det er nødvendigt for, at din henvendelse bliver håndteret, dvs. så længe det er nødvendigt for at besvare dine spørgsmål og/eller håndtere din klage eller reklamation.

Som hovedregel er dette op til 6 måneder fra vores kommunikation, eller den sag, som din henvendelse vedrører, er afsluttet.

Hvis din henvendelse er eller potentielt kan udvikle sig til en konflikt, kan vi beholde dine personoplysninger for en længere periode. Opbevaringsperioden ahfænger herefter af omstændighederne ved din henvendelse, herunder hvad din henvendelse vedrører, om den involverer skader mm.. Vi vil kun opbevare dine personoplysninger for at kunne dokumentere sagen og håndtere en potentiel (juridisk) konflikt, der måtte opstå fra eller involvere din henvendelse og kun i den periode, vi måtte blive mødt af en konflikt mm i overensstemmelse med forældelsesregulering.

Optagelser af telefonsamtaler som du er del i baseret på dit samtykke vil blive slettet efter 30 dage.

Hvis vi har bedt om aldersverifikation, sletter vi dette efter 30 dage.

Når du repræsenterer en kunde, leverandør, samarbejdspartner eller anden tredjepart

BAT behandler dine personoplysninger til forretningsdriftsformål, når du repræsenter din arbejdsgiver eller har en relation til en tredjepart, når din arbejdsgiver eller sådan tredjepart er (potentiel) kunde, leverandør eller anden tredjepart til BAT, fx hvis du kommunikerer og samarbejder med BAT som en del af dit arbejde for en af BATs (potentielle) samarbejdspartere eller andre parter, som BAT kommunikerer og samarbejder med.

Eksempler på sådan kommunikation og samarbejde kunne være som led i marketing af vores produkter, salg og distribution af vores produkter, kundehåndtering, KYC formål, kontakt med offentlige myndigheder, statsrepræsentanter, politikker, investeringskontakter, kontakt med journalister og medier, aktionærer, deltalgese i events, konkurrencer og andre marketingaktiviteter, når vi bruger tredjepartsleverandører og bureauer, der supporterer vores virksomhed, f.eks. IT og digital support, fragtfører, varehuse, samarbejde med organisationer, butikker og kæder, eksterne konsulenter, BAT ambassadører, rengøringsvirksomheder, catering-parter, vagter og lignende.

Kategorier af personoplysninger og kilder

Vi kan behandle følgende personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger:

Navn, jobtitel, arbejdsplads, log in detaljer, signatur og kontaktinformation såsom din email og telefonnummer og anden information som du vælger at give til os.

Kopi af pas eller andet ID til KYC formål.

Information om og relateret til den opgave, det job, den sag eller lignende, som vores samarbejde og kontakt vedrører, herunder al kommunikation og behandling af persondata i den forbindelse, f.eks. kommunikation m vores (potentielle) samarbejde, vores produkter samt salg og distribution af vores produkter, ordrer og returneringer, forhandlinger, potentielle tvister og klager, generel forretning, markeds-, produkt- og salgsanalyser, strategi, økononomi og budget håndtering, evalueringer og performance, fakturering og bogføring, krisehåndtering, projekt og planlægning, håndtering af eksterne forhold og audits, branding og marketing, politik, forretningsstrategi, forretningsplaner, (potentiel) kundehåndtering, segmentering og service, håndtering af IT og support etc.

Informaton relateret til din deltagelse afholdt af os eller andre events, som vi har inviteret dig til at deltage i sammen med os, f.eks. festivaler.

Hvis du besøger eller arbejder på vores lokationer, vil vi også behandle oplysninger om dig gennem vores brug af CCTV overvågning og gennem logning af brugen af adgangskort.

Kilder:

Vi indsamler dine personoplysninger enten direkte fra dig eller fra den virksomhed, som du arbejder for eller har en relation til: BATs kunde, leverandør eller anden tredjepart som vi arbejder med eller har en relation til.

Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:

  • Artikel 6.1.c (nødvendig for overholdelse af vores retlige forpligtelse til at foretage KYC tjek af vores kunder)
  • Artikel 6.1.f (nødvendig for forfølgelse af vores legitime interesse i forretningsdrift- og udvikling), herunder:
    - kommunikation og samarbejde med kunder, leverandører og andre tredjeparter og samarbejdspartnere, som vi arbejder med eller har en relation til
    - produktion af vores produkter
    - salg og distribution af vores produkter,
    - marketing of vores produkter og vores forretning
    - kundehåndtering og udvikling
    - sikkerhedsforanstaltninger såsom CCTV overvågning og adgangskontrol, samt
    - andre forretningsmæssige interesser
Modtagere

Vi kan dele dine personoplysninger med:

  • Samarbejdspartnere og tredjeparter, herunder leverandører, som vi samarbejder med for at assistere vores virksomed, fx serviceleverandører, varehuse, chauffører, teknisk, IT, juridisk og digital support
  • Sociale medier afhængig af karakteren af vores aftale, forhold og kommunikation og de aktuelle omstændigheder, f.eks. hvis du er ambassadør for BAT eller du deltager i et event afholdt af BAT
  • Koncernselskaber
  • Offentlige myndigheder ved henvendelse
  • Den virksomhed du arbejder for eller har en relation til; BATs kunde, leverandør eller andre tredjeparter og samarbejdspartnere
  • (Potentielle) købere, sælgere og rådgiver i tilfælde af køb eller salg
  • Festivaler og andre parter som afholder events som vi deltager i med vores kunder samt eventbureayer som assisterer os hermed
Opbevaring

Som hovedregel vil vi opbevare dine personoplysninger behandlet til dette formål i op til 5 år fra slutningen af det år, hvor sidste køb eller levering har fundet sted, eller fra slutningen af vores forhold/samarbejde eller det forhold/samarbejde med den tredjepart, du repræsenterer eller har en relation til, ophører.

Vi kan dog opbevare dine perosnoplysninger i en længere periode, hvis det er nødvendigt i en specifik sag, fx for at etablere eller forsvare juridiske krav eller for at kunne dokumentere the forhold og/eller særlige omstændigheder vedrørende en kunde, leverandør eller samarbejdspartner.

Vi kan også slette dine personoplysninger tidligere, f.eks. hvis du fremgår af TV-overvågning, eller hvis du har deltaget i et event, en quiz eller lignende aktiviteter.

Nogle henvendelser følger opbevaringsperioderne beskrevet under ”Når du kommunikerer med os eller vores kundeservice” – se venligst dette formål for mere information.

3. TREDJELANDSOVERFØRSLER

I nogle tilfælde vil vi overføre dine personoplysninger til lande uden for EU/EEA. Sådanne tredjelandsoverførsler vil finde sted baseret på følgende overførselsgrundlag:

a) EU Kommissionen har fastslået, at landet/landene har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau af personoplysninger, dvs. landet er et ”sikkert tredjeland”.

b) EU Kommissionen har ikke fastslået, at landet/landene har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau af personoplysninger, men vi vil give de fornødne garanter for overførslen:

  • gennem brug af standardbestemmelser om databeskyttelse (“modelkontrakter for overførsel af personoplysninger til tredjelande) vedtaget af EU Kommissionen, eller andre kontrakter vedtaget af de kompetente myndighedsorganer. Du kan få en kopi af sådanne kontrakter ved at kontakte os på gdpr_emails@bat.com.
  • supplerende foranstaltninger, hvis vurderet nødvendigt

c) Hvis landet/landene hverken er et sikkert tredjeland jf. punkt a eller fornødne garantier er givet jf. punkt b, kan overførsler i begrænsede tilfælde ske, hvis i) du har givet dit samtykke til overførslen, ii) overførslen er nødvendig for opfyldelse af en kontrakt mellem dig som registrerede og BAT som dataansvarlig eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelsen af en sådan kontrakt, eller iii) overførslen er nødvendig af hensyn til indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt, der i din interesse indgås mellem BAT og en anden fysisk eler juridisk person.

4. AUTOMATISKE AFGØRELSER

Vi gør ikke brug af automatiske individuelle afgørelser efter GDPR artikel 22.

5. OBLIGATORISK INFORMATION

Nogle af de personoplysninger, som vi behandler om dig, kan være obligatoriske for os at indsamle for at kunne yde dig den service, som du anmoder om, fx når du køber eller modtager vores produkter, er det obligatorisk for os at indsamle visse information om dig for at kunne sælge og levere produktet, ligesom det kan være obligatorisk for dig at give os visse information i forbindelse med kundeservice, for at vi kan yde den korrekte service til dig. Konsekvensen af ikke at give os sådanne obligatoriske oplysninger er dog alene, at vi i så fald ikke er i stand til at yde dig den service, som du anmoder om.

6. DINE RETTIGHEDER

Du har følgende rettigheder:

  • Du har ret til at:
    - Anmode om indsigt i dine personoplysninger (GDPR Artikel 15)
    - Anmode om berigtigelse af dine personoplysninger (GDPR Artikel 16)
    - Anmode om sletning af dine personoplysninger (GDPR Artikel 17)
    - Anmode om at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset (GDPR Artikel 18)
    - Anmode om at modtage dine personoplysninger i et struktureret, hyppigt anvendt og maskinglæsbart formart (dataportabilitet) (GDPR Artikel 20)

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. En sådan tilbagetrækning af dit samtykke vil ikke påvirke lovligheden af den behandling, der er sket forud for dette. Du kan trække dit satmykke tilbage ved at kontakte os på gdpr_emails@bat.com og +45 39 55 63 00. Hvis du har givet samtykke til cookies og du ønsker at trække dit samtykke til cookies tilbage, se da venligt også vores cookieoversigt og cookiepolitik.

Derudover har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger som følgende:

  • Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på artikel 6(1)(e) eller artikel 6(1)(f), se ovenfor om behandlingsgrundlag, har du – af grunde der vedrører din særlige situation – ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.
  • Hvis dine personoplysninger behandles til brug for direkte markedsføring, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger til dette marketingformål.

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte os på gdpr_emails@bat.com og +45 39 55 63 00.

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor fx ikke sikkert, at du har ret til dataportabilitet, eller til at få dine oplysninger slettes, i en konkret sag. Dette afhænger af de konkrete omstændigheder ved behandlingsaktiviteten.

Du kan også klage til den lokale tilsynsmyndighed:

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby

Email: dt@datatilsynet.dk

Telefon: +45 33 19 32 00.

Senest opdateret: 29 December 2020

max
large
medium
small
mobile